Sukces rynkowy, pozyskiwanie nowych klientów i dynamiczny wzrost przedsiębiorstwa to bez wątpienia marzenie każdego zarządu i właściciela. Kiedy jednak firma zaczyna szybko zwiększać zatrudnienie, otwierać nowe działy, poszerzać asortyment lub ekspandować na rynki zagraniczne, bardzo często na horyzoncie pojawiają się nieoczekiwane, strukturalne problemy operacyjne. Narzędzia informatyczne i procedury, które doskonale sprawdzały się, gdy zespół liczył kilkanaście osób, nagle okazują się całkowicie niewydolne. Arkusze kalkulacyjne stają się nieczytelne i podatne na katastrofalne w skutkach błędy, przepływ kluczowych informacji ulega drastycznemu spowolnieniu, a wysoko wykwalifikowani pracownicy tracą cenne godziny na ręczne, powtarzalne czynności i korygowanie niepotrzebnych błędów komunikacyjnych pomiędzy działami.

W tym krytycznym momencie swojego rozwoju kadra zarządzająca staje przed fundamentalnym dylematem technologicznym i strategicznym: w jaki sposób zmodernizować i uszczelnić firmową infrastrukturę IT? Zazwyczaj rynkowy wybór sprowadza się ostatecznie do dwóch odmiennych ścieżek: zakupu gotowego oprogramowania „pudełkowego” (najczęściej oferowanego w popularnym modelu SaaS – Software as a Service) lub inwestycji we własne, dedykowane oprogramowanie zaprojektowane od absolutnych podstaw pod konkretne, unikalne potrzeby danej organizacji.

Złudzenie niskich kosztów, czyli ukryte pułapki systemów pudełkowych

Gotowe aplikacje biznesowe typu ERP, WMS czy CRM kuszą przedsiębiorców przede wszystkim relatywnie krótkim czasem wdrożenia oraz pozornie niskimi kosztami początkowymi (niskim progiem wejścia). Z reguły wystarczy założyć konto, opłacić pierwszy miesięczny abonament za wybraną liczbę użytkowników i można rozpocząć pracę w nowym środowisku. W miarę upływu czasu, zdobywania nowych rynków i fizycznego wzrostu organizacji, ten zamknięty model odsłania jednak swoje bardzo bolesne, strukturalne wady.

Pierwszym i najważniejszym problemem jest rażący brak elastyczności. Gotowe oprogramowanie jest projektowane i tworzone z myślą o uniwersalnym, masowym odbiorcy. To z kolei oznacza, że bezlitośnie uśrednia i generalizuje skomplikowane procesy biznesowe. Firma, kupując taki system, bardzo często musi drastycznie modyfikować swoje wewnętrzne, wypracowane przez lata i doskonale sprawdzone w boju procedury tylko po to, by na siłę dopasować się do sztywnej logiki wymuszonej przez zewnętrznych twórców aplikacji. Tracimy w ten sposób to, co na trudnym rynku często stanowi naszą unikalną przewagę konkurencyjną.

Drugą kwestią, o której zapominają decydenci, są koszty ukryte oraz uzależnienie od jednego dostawcy (tzw. vendor lock-in). Choć miesięczny abonament za jednego użytkownika może początkowo wydawać się w pełni akceptowalny, przy kilkudziesięciu lub kilkuset pracownikach opłaty te drastycznie rosną, stając się potężnym, stałym obciążeniem dla firmowego budżetu (jest to swoisty podatek od własnego wzrostu). Ponadto, w modelu pudełkowym firma płaci za ogromną liczbę pobocznych modułów i funkcjonalności, z których zespół najprawdopodobniej nigdy nie skorzysta, a które jedynie niepotrzebnie zaciemniają interfejs i dramatycznie utrudniają lub wydłużają proces szkolenia nowych kadr.

Oprogramowanie szyte na miarę – precyzyjna odpowiedź na realne potrzeby biznesu

Zupełnie odmienną i znacznie bardziej perspektywiczną filozofię reprezentuje tworzenie systemów dedykowanych. W tym modelu organizacja nie kupuje licencji na gotowy produkt, lecz zamawia i współtworzy unikalne narzędzie pracy, do którego będzie posiadała pełne prawa autorskie. Cały proces rozpoczyna się od gruntownej, wielotygodniowej analizy biznesowej, podczas której analitycy i programiści poznają od podszewki specyfikę działania danej firmy, mapując każdy pojedynczy proces.

Takie analityczne podejście sprawia, że firma tworząca aplikacje dla firm dostarcza produkt, który przynosi spektakularne rezultaty od pierwszych dni po wdrożeniu. System jest precyzyjnie rzeźbiony i programowany dokładnie wokół rzeczywistych problemów i wyzwań danej organizacji. Jeśli Twoja firma logistyczna potrzebuje bardzo nietypowego modułu zarządzania magazynem uwzględniającego mikrolokalizacje, specyficznego systemu prowizyjnego dla kilkudziesięciu przedstawicieli handlowych pracujących w terenie, czy też niesamowicie skomplikowanego, wielopoziomowego konfiguratora produktów dla klientów B2B – system dedykowany uwzględni każdy, nawet najdrobniejszy z tych parametrów. Interfejs takiej aplikacji zawiera wyłącznie niezbędne, używane na co dzień funkcje, co czyni go wysoce intuicyjnym, szybkim i przyjaznym dla użytkownika, do minimum skracając czas wdrożenia (onboardingu) nowego pracownika na stanowisko.

Pełna integracja, nieskrępowana skalowalność i maksymalne bezpieczeństwo danych

Jedną z największych przewag technologicznych i strategicznych systemów dedykowanych jest możliwość ich całkowicie swobodnej integracji z rozbudowanym środowiskiem zewnętrznym. Nowoczesna firma rzadko korzysta w izolacji tylko z jednego narzędzia. Własna, spersonalizowana aplikacja webowa lub mobilna może być bez najmniejszego problemu i bezpiecznie połączona przez nowoczesne interfejsy API z systemami firm kurierskich, globalnymi bramkami płatności, zewnętrznymi hurtowniami dostawców, zaawansowanymi systemami księgowo-kadrowymi czy nawet inteligentnymi maszynami produkcyjnymi (koncepcja Internet of Things). Taka płynna, bezszwowa komunikacja pomiędzy maszynami całkowicie eliminuje potrzebę ręcznego, obarczonego ryzykiem błędu przepisywania tych samych danych pomiędzy różnymi, niekompatybilnymi programami.

Kolejnym kluczowym argumentem za wyborem własnego oprogramowania są kwestie jego skalowalności i cyberbezpieczeństwa. Gdy firma posiada wyłączne prawa autorskie do kodu źródłowego (co jest absolutnym standardem przy tego typu profesjonalnych realizacjach B2B), system informatyczny może bez przeszkód rosnąć i ewoluować razem z nią. W dowolnym, dogodnym momencie można do niego dopisać zupełnie nowy moduł, nową funkcję językową lub zintegrować kolejnego partnera, bez konieczności czekania na aktualizację i bez pytania o zgodę zewnętrznego dostawcy pudełkowego oprogramowania. Jeśli zaś chodzi o wrażliwe bezpieczeństwo, krytyczne dane przedsiębiorstwa nie znajdują się w ogólnodostępnej, publicznej chmurze współdzielonej z tysiącami innych, obcych firm, lecz spoczywają na dedykowanych serwerach z restrykcyjnie, indywidualnie zaprojektowaną architekturą bezpieczeństwa, odpowiadającą najwyższym światowym standardom branżowym, wytycznym audytorów i rygorystycznym wymogom RODO.

Koszty wdrożenia własnego systemu a jego długoterminowy zwrot z inwestycji (ROI)

Główną i w zasadzie jedyną barierą powstrzymującą niektórych przedsiębiorców przed świadomym wyborem oprogramowania w pełni dedykowanego jest pozornie wyższy próg finansowy wejścia. Profesjonalne zaprojektowanie, przetestowanie i napisanie zaawansowanego systemu biznesowego od zera wymaga odpowiedniego czasu i zaangażowania adekwatnego budżetu. Warto i trzeba jednak spojrzeć na ten proces nie z krótkowzrocznej perspektywy jednorazowego, bolesnego wydatku, ale przede wszystkim jako na wysoce zyskowną, długoterminową inwestycję w rozwój.

Mierzalne oszczędności płynące z głębokiej automatyzacji procesów operacyjnych, drastycznej i niemal natychmiastowej redukcji kosztownych błędów ludzkich, optymalizacji czasu pracy całego zespołu oraz braku comiesięcznych, wysokich i ciągle rosnących opłat licencyjnych sprawiają, że inteligentna inwestycja w dedykowane oprogramowanie zwraca się najczęściej w przeciągu kilkunastu do kilkudziesięciu miesięcy od momentu oficjalnego wdrożenia. W dłuższej perspektywie tak potężny, spersonalizowany system staje się bezcennym aktywem całej firmy, które realnie buduje jej wysoką wycenę rynkową i pozwala na błyskawiczne, niczym nieskrępowane reagowanie na nagle zmieniające się warunki rynkowe, na zawsze zostawiając w tyle konkurencję, która wciąż zmaga się z frustrującymi ograniczeniami i wysokimi kosztami pudełkowych aplikacji.